Comment les entreprises doivent-t-elles se préparer à la digitalisation ?

Les départements des ressources humaines sont inondés de curriculum vitae de nouveaux diplômés qui cherchent à entrer sur le marché du travail. Mais la récolte de nouveaux talents de cette année a quelques différences clés par rapport à celles des années passées. Cette génération est encore plus intelligente numériquement et vie dans un monde de digitalisation. En fait, ils n’ont jamais vécu dans un monde sans Internet, ce qui signifie qu’ils ne sont pas seulement à l’aise avec la technologie, ils s’y attendent à chaque tournant.

Afin que les entreprises puissent attirer les meilleurs talents, elles doivent investir dans des technologies de bureau qui offrent une expérience intuitive de digitalisation , facile à utiliser et tout-en-un pour ces nouveaux employés. Bien que la mise en œuvre des dernières offres soit importante, les entreprises doivent également choisir des solutions technologiques qui leur permettent de garder le contrôle sur leur contenu et de rester conformes.

 

Comprendre leurs points de vue

Les nouvraux diplômés sont vraiment ancrés dans l’ère numérique. La plupart ont peu de souvenirs de la vie sans technologie; ils ont reçu des téléphones cellulaires, ou même des smartphones à un jeune âge et utilisent Internet presque constamment.

Comme la technologie fait partie intégrante de leur vie, cette génération s’attend au même niveau de simplicité dans l’environnement de l’entreprise. En tant que tel, la nouvelle génération préfère faire l’expérience du lieu de travail de la même manière qu’ils vivent leurs réseaux sociaux: se connecter une fois, naviguer de façon transparente d’une plate-forme à l’autre, et la fermer en un clic . Pour en faire une réalité et attirer les meilleurs talents, les entreprises doivent investir dans des solutions qui en font une réalité.

 

L’évolution de la culture en milieu de travail et comment la digitalisation peut aider

Les points de vue de cette nouvelle génération, associés au mouvement général vers le travail à distance et la «fusion travail / vie» par rapport à «l’équilibre travail / vie personnelle», ont produit une culture du travail en mutation. Au fur et à mesure que la technologie évolue, la bonne nouvelle est que la suppression et le remplacement des systèmes existants ne sont pas nécessaires.

Un moyen simple, économique et efficace pour que les entreprises puissent réaliser cette évolution consiste à mettre en œuvre des technologies d’espace de travail numériques offrant une expérience unique qui permet aux employés d’accéder à tout moment à toutes les informations nécessaires depuis n’importe quel appareil. Certaines technologies d’espace de travail numérique offrent une interface personnalisable, permettant aux employés de créer un espace de travail qui correspond exactement à leurs besoins.

 

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L’importance de la sécurité dans la digitalisation

Malgré la nécessité de s’adapter à cette nouvelle culture du lieu de travail, partout et à tout moment, les entreprises en particulier dans les secteurs hautement réglementés doivent également s’assurer que les données sont sécurisées et conformes, peu importe où et quand elles sont accessibles.

Le désir d’accroître la flexibilité du lieu de travail s’est accru, de même que le nombre de réglementations auxquelles les entreprises doivent se conformer, ce qui rend la sécurité des données de plus en plus complexe.

De plus, les employés utilisent de plus en plus des applications quotidiennement (de 10 à 50 par jour) et de plus en plus d’appareils; certains employés en consomment jusqu’à trois par jour. À mesure que la nature du travail change, la technologie d’entreprise doit également évoluer pour offrir des protections de digitalisation adéquates.

 

Assurez-vous que le contenu reste protégé peu importe son trajet de transmission et son mode d’utilisation

Le travail ne se limitant plus à l’immeuble de bureaux, le contenu et la sécurité doivent voyager aux côtés des employés. Entre les besoins de la main-d’œuvre distante et les cycles de révision multi-personnes générant de nombreuses versions du même fichier, un même document peut parcourir plusieurs sites, appareils et unités commerciales en quelques minutes.

Cela peut entraîner divers problèmes de sécurité dans cette digitalisation, y compris une rédaction inadéquate, qui permet aux parties non autorisées d’accéder à des données sensibles et même de violer les réglementations basées sur l’emplacement. Les employés ne peuvent pas et ne devraient pas être responsables de s’assurer que ces protocoles sont respectés. Les entreprises doivent plutôt évaluer les technologies capables d’atténuer ce risque en enveloppant les documents sensibles dans un emballage de politique de protection qui circule avec le fichier, en s’assurant que les autorisations appropriées et les restrictions sont en place pour aider les entreprises à rester conformes.

 

Evaluez votre infrastructure

Pour offrir l’expérience mobile flexible attendue par la nouvelle génération, les entreprises exploitent des infrastructures complexes, créant un réseau complexe d’applications, de programmes, de logiciels et de serveurs sur site et dans le cloud. Les équipes informatiques sont chargées de garder la trace de la sécurité et des autorisations de chaque employé sur ces sites, ce qui facilite le passage des pièces dans les mailles du filet, d’autant que de nombreux périphériques et le travail à distance deviennent la norme. En créant un profil unique qui s’étend entre les plates-formes et les serveurs, les processus sont rationalisés, ce qui permet au service informatique de gérer les règles à partir d’un emplacement unique.

 

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Soyez flexible et évolutif en matière de stockage

En tant que génération qui a grandi avec la technologie en automatisant les tâches pour eux, la nouvelle génération s’attend à un lieu de travail où les tâches subalternes comme déterminer où un document doit être stocké pour être sécurisé seront effectuées automatiquement. Mais à mesure que de plus en plus d’informations sont générées à partir de divers appareils et emplacements, les entreprises doivent non seulement comprendre à quelles informations elles ont accès, mais également où cette information est et sera stockée pour assurer la sécurité.

Pour se faire, les entreprises doivent examiner de plus près leurs référentiels actuels et déterminer la meilleure combinaison de logiciels pour permettre le stockage automatique sans sacrifier la flexibilité ou la sécurité.

 

Réévaluer les politiques de sécurité  des appareils

La personne moyenne possède entre deux et cinq appareils connectés à Internet et s’attend à être en mesure de travailler à partir de chacun d’eux. Cela est particulièrement vrai pour la nouvelle génération, qui a l’habitude de passer de l’ordinateur portable au smartphone en passant par la tablette sans manquer de temps. Pour offrir cette flexibilité aux employés, les entreprises doivent réévaluer leurs politiques BYOD et CYOD, qui ont longtemps été délicates.

Les employés des départements RH et informatique peuvent exécuter des routines d’intégration complexes qui coûtent des milliers de dollars et d’innombrables heures de création d’autorisations, de sécurisation des périphériques et de conformité aux plates-formes pour chaque employé. Les équipes RH et IT peuvent créer un profil unique pour un employé accessible sur tous les appareils, réduisant à la fois le temps et le coût d’embauche d’un nouvel employé et permettant des politiques plus flexibles.

La nouvelle génération de jeunes talents est déjà en train de secouer le milieu de travail, exigeant un environnement numérique d’abord qui leur permet de passer de la vérification de leurs canaux sociaux à la réalisation d’un travail sans manquer un battement. Pour attirer les talents, les entreprises doivent répondre directement à cette attente, en offrant un environnement homogène sans sacrifier la sécurité ou la conformité.